System elektronicznego zarządzania dokumentami

podstawowy

wpisz symbol/symbole efektów kształcenia

Przedmiot jest prowadzony w formie warsztatów; studenci otrzymują do opracowania (w oparciu o podaną literaturę oraz właściwe akty prawa a także własne poszukiwania) tematy do opracowania. Tematy te są w trakcie zajęć prezentowane, a wykładowca je komentuje, skłania pozostałych studentów do wypowiedzi. Ponadto wykładowca rozszerza treści przedstawione w czasie prezentacji studenta o treści, które są istotne, a nie zostały wyartykułowane. Przedstawia także przypadki szczególne, które są mu znane z własnej wieloletniej praktyki. W szczególności zwraca uwagę - przy omawianiu każdego tematu na trudności, jakie mogą wystąpić przy wprowadzaniu EZD do praktyki podmiotu i wyjaśnia, jak trudności te należy przezwyciężać.

W ramach warsztatów prezentowane są i omawiane następujące zagadnienia:

1. Pojęcia podstawowe: dokument, forma, postać, format, metadane, podpis (rodzaje i typy podpisów, formaty) – przedstawienie ogólne, bez szczegółów technicznych

2. Tworzenie dokumentów oraz plików innych (załączników) w formatach legalnych (KRI)

3. Formaty plików elektronicznych, tworzenie plików i ich otwieranie (odczytywanie)

4. Opisywanie dokumentów (znak sprawy, identyfikator pisma)

5. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) – sens stosowania, przykłady stosowania

6. Podstawowe funkcjonalności systemu EZD – w oparciu o przedmiotowe rozporządzenie

7. Podpis elektroniczny – jego typy, formaty, możliwości stosowania wobec dokumentów o różnych formatach, różnej wielkości, kolekcji dokumentów

8. Skróty dokumentów – miejsca zastosowania, związek z podpisem elektronicznym

9. Współdziałanie ePUAP i EZD – idea interoperacyjności systemów teleinformatycznych administracji publicznej, uwzględnienie faktu lokalnych odmienności, stanu zaawansowania technicznego, mentalności pracowników o różnym zawodowym doświadczeniu, percepcji zmian prawa i rzeczywistości związanej z postępem technicznym

10. Formularze pism – papierowe, elektroniczne; istota formularza jako takiego, różnice funkcjonalne między formularzem papierowym a elektronicznym, zastosowania, tworzenie, przykłady

11. Wzory dokumentów papierowych i elektronicznych – różnice funkcjonalne i techniczna realizacja – opis i przykłady

12. Postępowanie z dokumentami wpływającymi do podmiotu, rejestracja w sprawie, komentarze w EZD, dekretacje, akceptacje, przekazywanie, karta obiegu dokumentu

13. Cykl życia dokumentu, metadane, zakres i zawartość

14. Paczka archiwalna – jej istota i konstrukcja, zawartość paczki archiwalnej

15. Repozytoria elektroniczne i archiwa – różnica, rodzaje, zastosowania

1) https://epodrecznik.mc.gov.pl/

2) Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 ze zm.)

3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 ze zm.)

4) Szpor G.: "Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych", Warszawa 2013.

5) Janowski J.: Administracja elektroniczna. Wyd. Municipium, Warszawa 2009

Student:

- zna podstawowe pojęcia dotyczące dokumentu jako takiego

- potrafi rozpoznać, czy dany obiekt jest dokumentem

- potrafi tworzyć dokumenty

- potrafi określić reguły tworzenia kolekcji dokumentów

- rozumie sens stosowania znakowania dokumentów i reguł tego znakowania

- rozumie sens stosowania systemów zarządzania dokumentami na poziomie ogólnym (niezależnie od konkretnych rozwiązań technicznych)

- rozumie sens i potrzebę interoperacyjności systemów EZD i innych (np. SEKAP, ePUAP)

- rozumie sposób tworzenia podpisów elektronicznych, zna ich typy i rodzaje oraz miejsca zastosowania

- zna różnice między dokumentami, formularzami i wzorami dokumentów

- zna różnicę miedzy repozytoriami i archiwami i sens ich tworzenia i stosowania.

Ocena poziomu zrozumienia idei elektronicznego zarządzania dokumentami na podstawie przedstawionych opisów, przykładów praktycznych.